Emails de Orçamento
Durante o processo de cotação, os fornecedores receberão diferentes tipos de e-mail relacionados à solicitação e ao resultado de suas propostas.
Este conteúdo apresenta os principais modelos de comunicação e explica o que cada e-mail significa e quais ações devem ser tomadas.
E-mail de Solicitação de Orçamento
E-mail de Solicitação de Orçamento
Este será o primeiro e-mail recebido pelo fornecedor quando houver uma nova solicitação de cotação.
O e-mail apresentará as principais informações necessárias para que o fornecedor possa preparar seu orçamento, incluindo:
- Número do pedido
- Data da solicitação
- Dados do orçamento
- Lista de produtos solicitados
- Outras informações relacionadas à cotação
Abaixo, você pode visualizar o modelo de email de solicitação de orçamento que você deve receber no seu email:
O que o fornecedor deve fazer?
Para participar da cotação, o fornecedor deverá acessar o e-mail e clicar no botão “Enviar proposta”.
Ao clicar nesse botão, será direcionado para a página onde poderá preencher o valor total da compra, anexar sua proposta comercial e realizar o envio.
Atenção: Não responda ao e-mail de solicitação de orçamento. Esse e-mail é uma comunicação automática do sistema. Para enviar sua proposta, utilize exclusivamente o botão “Enviar proposta” disponível no próprio e-mail.
E-mail de Resultado da Cotação
Após a análise das propostas, o fornecedor sempre receberá um e-mail informando o resultado da cotação.
O resultado poderá ser positivo, quando a proposta for escolhida, ou negativo, quando a proposta não for selecionada.
Resultado da Proposta — Aprovada
Este e-mail será enviado quando a proposta apresentada pelo fornecedor for escolhida para o fornecimento.
A mensagem informará que a proposta foi aprovada e apresentará as orientações necessárias para dar continuidade ao processo de compra.
O que o fornecedor deve fazer?
Ao receber esse e-mail, será necessário entrar em contato com os responsáveis pela compra para dar continuidade ao atendimento.
O e-mail do responsável pela compra estará informado na própria mensagem recebida.
Dessa forma, o fornecedor deverá utilizar esse contato para alinhar os próximos passos da compra, como confirmação de valores, condições de fornecimento, prazo de entrega e demais informações necessárias.
Resultado da Cotação — Não Aprovada
Este e-mail (visualizar na imagem abaixo) será enviado quando a proposta apresentada pelo fornecedor não for escolhida para o fornecimento. Exemplo de imagem
A mensagem terá um caráter informativo e permitirá que o fornecedor identifique a qual cotação o resultado está relacionado.
O e-mail conterá informações como:
- Número do pedido
- Nome do condomínio
- Informações relacionadas à cotação
- Mensagem informando que a proposta não foi selecionada
Nesse caso, não será necessário realizar nenhuma ação no sistema. O e-mail serve apenas para comunicar oficialmente o resultado da cotação.
Importante: O fornecedor deverá acompanhar regularmente o e-mail utilizado nas cotações, pois todas as etapas principais do processo serão comunicadas por e-mail, desde a solicitação de orçamento até o resultado final da cotação.